Các lỗi khiến email của bạn kém hiệu quả

Trong công việc hiện nay, các bạn thường phải gửi mail cho nhân viên, các bộ phận liên quan hoặc cho các đối tác khách hàng, nhưng chúng ta vẫn mắc phải các sai lầm. Điều này không chỉ tạo ra ấn tượng các bạn không chuyên nghiệp hoặc thậm chí có thể gây trở ngại trong công việc.

La aplicación Gmail para iOS esperando a que sea aceptada por Apple

Sau đây là một số lỗi thông thường và phổ biến khi sử dụng email, hãy tham khảo và cải thiện nếu bạn đang mắc phải nhé!

Dòng chủ đề không rõ ràng hoặc quá nhiều câu từ lan man

Không viết dòng chủ đề rõ ràng hoặc để trống hoàn toàn là một điều tồi tệ nhất, khi dòng chủ đề được viết rõ ràng nó sẽ giúp người nhận biết được thông tin chính xác về thư cũng như họ có thể biết được thư bạn gửi đến có quan trọng hay không. Thế nên cần chắc chắn rằng bạn đã viết chính xác dòng chủ đề để không gây hiểu lầm hay khó khăn cho người nhận.

Không cá nhân hoá lời chào

Một email không có lời chào cụ thể sẽ không có ý nghĩa và điều này sẽ không tạo được ấn tượng cho người nhận. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi email đến một đối tác hay khách hàng, mong muốn có được cơ hội hợp tác thì không nên bắt đầu lời chào "Xin chào mọi người". Thay vào đó, hãy tìm hiểu kỹ về người chịu trách nhiệm chính và ngỏ ý bằng cách đề cập đến tên của họ trong lời chào.

Không tập trung vào điểm chính

Khi ở nơi làm việc, hầu như mọi người rất bận rộn, họ không có thời gian đọc một email có hàng ngàn chữ dài dòng miên man vì nó mất nhiều thời gian để hiểu được nội dung chính. Có nhiều khả năng họ chỉ xem lướt qua hoặc có thể bỏ qua thông điệp bạn gửi đến, điều này có nghĩa là họ có thể sẽ bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Vì vậy, hãy chắn chắc rằng email của bạn phải ngắn gọn và chính xác và đầy đủ ý.

Sử dụng biểu tượng cảm xúc, từ viết tắt

Open Source Facebook New Reactions - Download on Behance

Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần viết rõ ràng từng từ để tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào, vì không phải ai cũng sử dụng biểu tượng cảm xúc và không phải ai cũng hiểu các từ viết tắt đâu bạn nhé.

Khi trả lời thư "Trả lời tất cả" không phù hợp

Tại nơi làm việc, bạn có thể được nhận được các email gửi chung cả nhóm hoặc công ty. Nếu những gì bạn trả lời không cần thiết đến mọi người, thì hãy trả lời đến người gửi. Vì khi trả lời email cho tất cả mọi người mà không liên quan đến họ, sẽ rất phiền. Nên hãy cẩn thận nhé.

Sử dụng sai ngữ điệu, câu từ

Cách bạn nói chuyện với đồng nghiệp hay cấp trên và đặc biệt khách hàng của bạn qua email sẽ yêu cầu ngữ điệu và phong cách khác viết khác nhau và điều này được phản ánh trong cách viết của bạn. Việc sử dụng ngữ điệu qua văn bản một cách hiệu quả tuỳ thuộc vào khả năng mỗi người, nhưng đây là một trong những kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn trở thành người giao tiếp giỏi.

Quên giải thích tập tin đính kèm

Việc đề cập về file đính kèm không chỉ nhắc nhở bạn đừng quên gửi file mà nó còn giúp người đọc hiểu về những gì họ được gửi đến. Mặc khác, sau thời gian dài họ cần tìm lại email này, việc giải thích cho file đính kèm rất có ích và việc tìm kiếm sẽ dễ hơn nhiều. Vì vậy hãy nhớ giải thích rõ ràng dưới mỗi file đính kèm và sử dụng các từ khoá liên quan.

Sử dụng email khi không cần thiết

Mặc dù email là một hình thức giao tiếp phổ biến, nhưng tuỳ thuộc vào tình huống và công việc riêng biệt để sử dụng email. Nếu không phù hợp, việc gửi email có thể gây hại nhiều hơn có lợi. Đôi khi trò chuyện trực tiếp hoặc gọi điện thoại sẽ giúp giải quyết được vấn đề cấp bách nào đó nhanh hơn, chúng sẽ mang đến hiệu quả nhiều hơn so với việc viết email rất nhiều.

 

Hotline: 0981.293.005 (Người lao động)
Hotline: 0969.786.635 (Khách hàng)
Kết nối với chúng tôi
Gửi thông tin liên hệ cho chúng tôi